Subsidiereglement

aanvraag form reglemtformulier afrek.

 

1.Definities

  • KNHS VV is de Koninklijke Nederlandse Hippische Sportfederatie Voltigevereniging
  • DB is het dagelijks bestuur van de KNHS VV.
  • De penningmeester betreft de penningmeester van de KNHS VV.
  • ALV is de algemene ledenvergadering van de KNHS VV.
  • CVI is Concours Voltige International.
  • Organisatiesubsidie is een subsidie welke men eenmalig kan krijgen om een evenement te organiseren. Voor ieder evenement dient dit afzonderlijk te worden aangevraagd.
  • Garantiesubsidie is een subsidie die alleen uitgekeerd kan worden wanneer men een verlies heeft geleden, op voorwaarde dat is voldaan aan de juiste aanvraagprocedure zoals vermeld in dit reglement.

Algemene bepalingen

  • Alle bij de KNHS VV ingediende subsidieaanvragen worden door het DB in behandeling genomen en beoordeeld. Tenzij dit reglement anders bepaalt, besluit het DB over de toekenning van de aangevraagde subsidies.
  • De penningmeester stelt de aanvrager altijd schriftelijk en met opgave van redenen in kennis van de beslissing om de subsidie al dan niet toe te kennen.
  • Aan eerder genomen besluiten kunnen geen rechten worden ontleend.
  • Alle definitief toegekende subsidies worden door de penningmeester per bank- of girorekening uitgekeerd. Subsidies worden in geen geval contant uitgekeerd.
  • Subsidies worden altijd na afloop van een evenement uitgekeerd, nooit vooraf.
  • In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of waar meningsverschil ontstaat omtrent uitleg en/of praktische uitvoering van dit reglement, beslist het DB.

 

De uitzonderingsclausule

  • Indien een subsidieaanvraag niet binnen de kaders van dit reglement valt, of indien dit reglement in een bepaalde situatie niet voorziet, kan een beroep worden gedaan op deze uitzonderingsclausule.
  • Een subsidieaanvraag op basis van deze uitzonderingsclausule dient ingediend te worden middels een schriftelijk verzoek aan het DB.
  • Het DB beslist over de aanvraag en de penningmeester stelt de aanvrager zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van de uitkomst.

 

Het exoneratiebeding

  • Indien een aanvraag niet binnen de budgettaire of ideële doelstellingen van de KNHS VV valt, behoudt het DB zich het recht voor om af te kunnen wijken van dit reglement of een aanvraag te weigeren. Het DB stelt de aanvrager hiervan schriftelijk op de hoogte onder opgaaf van reden(en).
  • Het DB kan zich genoodzaakt zien in zeer uitzonderlijke gevallen een subsidie (tijdelijk) stop te zetten. Het DB stelt de subsidiegebruiker in kwestie schriftelijk op de hoogte van een dergelijk besluit.

 

 

 

Organisatiesubsidie

 

Algemene voorwaarden

  • Evenementen die in aanmerking komen voor organisatiesubsidie zijn nationale en internationale voltigewedstrijden welke binnen de Nederlandse landsgrenzen worden georganiseerd, alsmede voltige gerelateerde evenementen als instuiven, bijscholingen, clinics, etc.
  • Het evenement moet opengesteld zijn voor leden van ten minste drie verschillende voltigeverenigingen.
  • Voor nationale en internationale wedstrijden wordt de organisatiesubsidie alleen als garantiesubsidie uitgekeerd. Uitzondering hierop vormt 1 CVI per kalenderjaar.
  • Organisatiesubsidie kan alleen worden aangevraagd door leden van de KNHS VV.
  • De toegekende organisatiesubsidies zijn de enige financiële overeenkomsten die de KNHS VV met de organisatie van het evenement aangaat. De KNHS VV acht zich niet verantwoordelijk voor een financieel verlies op een dergelijk evenement, hoger dan de maximaal te ontvangen subsidie.
  • De organisatie van het evenement is verplicht om het logo van de KNHS VV op te nemen in de promotiematerialen van het evenement, zoals posters, flyers, programmaboekjes, de website en uitnodigingen.

 

Aanvraagprocedure en behandeling

  • Aanvragen voor subsidies kunnen gedaan worden middels de daarvoor bestemde formulieren.
  • Het aanvraag formulier dient volledig te worden ingevuld en ingeleverd te worden bij de secretaris van de KNHS VV.
  • Aanvragen voor de periode van januari t/m juli moeten voor 1 december worden ingediend, voor de periode augustus t/m december moet de aanvraag voor 1 juli ingediend zijn.
  • Er dient altijd een begroting te worden bijgevoegd, aanvragen zonder bijgevoegde begroting worden niet in behandeling genomen.
  • De begroting dient te voldoen aan de eisen, gesteld in artikel 7 als het gaat om garantiesubsidie en artikel 8 als het gaat om organisatiesubsidie niet zijnde garantiesubsidie.
  • Binnen vier weken na afloop van het evenement dient een afrekening te worden ingeleverd bij de penningmeester van de KNHS VV. Indien er binnen deze termijn geen afrekening wordt ingeleverd, vervalt het recht op de toegekende subsidie. De afrekening dient te voldoen aan de in artikel 9 gestelde voorwaarden.

 

Eisen begroting garantiesubsidie

  • De begroting moet sluitend zijn, er mag geen tekort op voorkomen.
  • Wanneer de wedstrijd door een voltigevereniging wordt georganiseerd, dient de vereniging een bijdrage in de inkomsten te doen, wat bij de betreffende post moet zijn vermeld.
  • Er moet een post inschrijvingen op voor komen, waarbij het verwachte aantal deelnemers wordt vermeld.
  • Verder dienen de volgende zaken opgenomen te worden; huur accommodatie, kosten officials, kosten voor prijzen en eventuele herinneringen, consumpties en bedankjes, een post “onvoorzien” ter hoogte van minimaal 5% van de totale begroting.

 


 

Eisen begroting organisatiesubsidie niet zijnde garantiesubsidie

  • De begroting moet sluitend zijn, er mag geen tekort op voorkomen. Hierbij mag de organisatiesubsidie worden meegenomen.
  • Wanneer de activiteit door een voltigevereniging wordt georganiseerd, verdient het de voorkeur dat de vereniging een bijdrage in de inkomsten doet, wat bij de betreffende post moet zijn vermeld.
  • Er moet een post inschrijvingen op voor komen, waarbij het verwachte aantal deelnemers wordt vermeld.
  • Verder dienen de volgende zaken opgenomen te worden; huur accommodatie, kosten officials en/of docenten, indien van toepassing kosten voor prijzen en eventuele herinneringen, consumpties en bedankjes, een post “onvoorzien” ter hoogte van minimaal 5% van de totale begroting.

 

Eisen afrekening

  • Men geeft een algemeen verslag van het verloop van het evenement.
  • In geval van garantiesubsidie motiveert met de ontstane tekorten.
  • Men voegt een resultatenrekening bij, bij voorkeur met kopieën van de bonnen en kwitanties.
  • Om in aanmerking te komen voor garantiesubsidie, mag de resultatenrekening niet sluitend zijn.
  • Een tekort dat opgevuld wordt met garantiesubsidie mag niet ontstaan zijn door oninbaarheid van toegezegde sponsorgelden, derving van inschrijfgelden (hiervoor heeft de KNHS bij wedstrijden een eigen regeling, zie art. 43 AWR), financiële gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid voor schade ontstaan tijdens of in verband met de wedstrijd.
  • Indien de afrekening onduidelijkheden bevat dient deze binnen vier weken gecorrigeerd te worden ingeleverd na een dergelijk verzoek van de penningmeester van de KNHS VV.
  • De KNHS VV behoudt zich het recht voor om bij ongeregeldheden of bij het niet in acht nemen van de reglementen tijdens een wedstrijd een aanvraag tot subsidie niet te honoreren. Indien hier sprake van is, dient dit schriftelijk en met redenen omkleed binnen vier weken na ontvangst van de afrekening kenbaar te worden gemaakt.

 

Hoogte van de bedragen

  • Per periode van zes maanden is er voor nationale evenementen een budget beschikbaar van € 450,00.
  • Dit bedrag wordt naar evenredigheid over de ingediende aanvragen verdeeld, met een maximaal bedrag van € 150,00 per evenement.
  • Per jaar kan er voor maximaal 1 CVI een organisatiesubsidie worden toegekend van maximaal € 750,00.

 

Inwerkingtreding en wijzigingen van dit reglement

  • Dit reglement is goedgekeurd in de ALV van 19 maart 2014.
  • Wijzigingen in dit reglement kunnen alleen gedaan worden met instemming van de ALV.

 

 

 

Eisen begroting organisatiesubsidie niet zijnde garantiesubsidie

  • De begroting moet sluitend zijn, er mag geen tekort op voorkomen. Hierbij mag de organisatiesubsidie worden meegenomen.
  • Wanneer de activiteit door een voltigevereniging wordt georganiseerd, verdient het de voorkeur dat de vereniging een bijdrage in de inkomsten doet, wat bij de betreffende post moet zijn vermeld.
  • Er moet een post inschrijvingen op voor komen, waarbij het verwachte aantal deelnemers wordt vermeld.
  • Verder dienen de volgende zaken opgenomen te worden; huur accommodatie, kosten officials en/of docenten, indien van toepassing kosten voor prijzen en eventuele herinneringen, consumpties en bedankjes, een post “onvoorzien” ter hoogte van minimaal 5% van de totale begroting.

 

Eisen afrekening

  • Men geeft een algemeen verslag van het verloop van het evenement.
  • In geval van garantiesubsidie motiveert met de ontstane tekorten.
  • Men voegt een resultatenrekening bij, bij voorkeur met kopieën van de bonnen en kwitanties.
  • Om in aanmerking te komen voor garantiesubsidie, mag de resultatenrekening niet sluitend zijn.
  • Een tekort dat opgevuld wordt met garantiesubsidie mag niet ontstaan zijn door oninbaarheid van toegezegde sponsorgelden, derving van inschrijfgelden (hiervoor heeft de KNHS bij wedstrijden een eigen regeling, zie art. 43 AWR), financiële gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid voor schade ontstaan tijdens of in verband met de wedstrijd.
  • Indien de afrekening onduidelijkheden bevat dient deze binnen vier weken gecorrigeerd te worden ingeleverd na een dergelijk verzoek van de penningmeester van de KNHS VV.
  • De KNHS VV behoudt zich het recht voor om bij ongeregeldheden of bij het niet in acht nemen van de reglementen tijdens een wedstrijd een aanvraag tot subsidie niet te honoreren.. Indien hier sprake van is, dient dit schriftelijk en met redenen omkleed binnen vier weken na ontvangst van de afrekening kenbaar te worden gemaakt.

 

Hoogte van de bedragen

  • Per periode van zes maanden is er voor nationale evenementen een budget beschikbaar van € 450,00.
  • Dit bedrag wordt naar evenredigheid over de ingediende aanvragen verdeeld, met een maximaal bedrag van € 150,00 per evenement.
  • Per jaar kan er voor maximaal 1 CVI een organisatiesubsidie worden toegekend van maximaal € 750,00.

 

Inwerkingtreding en wijzigingen van dit reglement

  • Dit reglement is goedgekeurd in de ALV van 19 maart 2014.
  • Wijzigingen in dit reglement kunnen alleen gedaan worden met instemming van de ALV.